EFFICACITE PROFESSIONNELLE
FORMATION : S’ORGANISER DANS SON ACTIVITE PROFESSIONNELLE AU QUOTIDIEN PAR L’UTILISATION D’OUTILS EFFICACES ET IDENTIFIER SES RESSOURCES POUR MIEUX GERER SES PRIORITES.
- Développer son efficacité professionnelle par une meilleure organisation
- Accéder à des méthodes et moyens pour choisir et organiser ses priorités
- Utiliser les outils bureautiques et numériques pour rationnaliser son organisation
- Optimiser ses communications pour des relations efficaces
- Trouver des ressources pour mieux gérer le stress et la pression au quotidien.
PUBLICS CONCERNÉS
- Toute personne souhaitant améliorer et/ou faire évoluer son organisation et efficacité au quotidien avec une bonne gestion des priorités.
PRE-REQUIS
- Cette formation est axée sur l’organisation et la gestion des priorités.
NOMBRE DE PARTICIPANTS & INTERVENANTS
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- Nombre de stagiaires maximum* : 8.
- Nombre de stagiaires minimum : 4.
- Intervenant·s : 1 formatrice référente.
- Pour 1 personne/Formation sur mesure, nous consulter.
*En période de Covid-19 le nombre de stagiaire est limité pour respecter le protocole sanitaire.
COMPETENCES PROFESSIONNELLES DE LA FORMATRICE
- Magali GRALL, Formatrice depuis plus de 20 ans sur des modules de management stratégique et opérationnel, cohésion d’équipe, gestion de conflits, process de recrutement, intégration de nouveaux collaborateurs, gestion de problématiques RH, organisation sur les postes de travail, QVCT, communication verbale et écrite, prise de parole en public.
- Responsable d’une agence d’intérim durant 4 ans (5 collaborateurs et 100 à 250 intérimaires)
- Titulaire d’un Master Sciences de l’éducation – Parcours Formateur d’Adultes à l’UBO en juin 2015
- Responsable d’un cabinet appui-conseils recrutement de profils pénuriques et solutions RH, depuis 2010.
METHODES ET OUTILS PEDAGOGIQUES
- Identification des besoins du participant en amont de la formation : test de positionnement en ligne et entretien téléphonique individuel avec le formateur ou face à face et ce, avant inscription
- Apports théoriques et travaux pratiques
- Échanges et analyse participative sur des cas concrets et mises en situation
- Exercices et outils sur le thème de la formation
- Mise en situation et simulation
- Boîte à outils
- Supports pédagogiques spécifiques
- Suivi post-formation
OUTILS D’EVALUATION DE LA FORMATION
- Entretiens téléphoniques et échanges en amont de la formation.
- Questionnaire/QCM de positionnement en début de formation.
- Feuille de présence des stagiaires.
- Evaluation à chaud de la formation.
- Enquête de satisfaction / évaluation à froid de la formation et formatrice.
MOYENS PEDAGOGIQUES & MATERIELS
- Salle de formation dédiée ACCRH (capacité d’accueil : 15 personnes max.)
- Partenariat salle de formation prestataire extérieur – accessibilité personnes en situation de handicap
- Tables et chaises
- Paperboard
- Ordinateurs / Imprimantes
- Caméscope numérique
- Télévision
- Vidéoprojecteur
- Ressources documentaires
- Papier et stylos à disposition.
- Supports numériques (PowerPoint, docs. PDF/Word, vidéos)
- Boîte à outils
- Prises Ethernet pour connexion / Wifi
- Téléphone fixe
- Salle de pause déjeuner équipé
- En période de covid-19, mise en œuvre des procédures sanitaires (masques et gels hydroalcooliques).
INFORMATIONS PRATIQUES
- Dates : sur demande du 17/11/22 au 31/12/23
- Durée : 2 jours – 14 heures (7H/jour)
- Horaires : 9H00 –12H30 – 13H30 – 17H00
- Lieu : Organisme de formations ACCRH, 125 rue St Marc, 29200 Brest ou sur site
Ou Partenariat prestataire avec établissements ERP pouvant accueillir des personnes en situation de handicap.
CONCRETISATION DE LA FORMATION
- Un tour de table est effectué en fin de chaque journée avec le/les participant·s.
Un questionnaire d’évaluation à chaud du stage est rédigé en fin de stage pour le/les participant·s.
Une attestation de fin de formation avec atteinte des objectifs est remise personnellement à chaque stagiaire.
Une attestation d’assiduité et de présence permet de compléter le dispositif avec envoi au commanditaire de la formation.
SUIVI DE LA FORMATION
- Un questionnaire d’évaluation à froid, pour le suivi accompagne cette démarche dans les 3 à 6 mois qui suivent l’action de formation (envoi et retour par mail).
DOCUMENTS CONTRACTUELS
- Toutes les actions de formation dispensées par l’Organisme de formation ACCCRH font l’objet d’une convention de formation ou d’un contrat individuel de formation.
Ces documents, accompagnés du règlement intérieur, de l’attestation d’informations préalable à l’inscription, de la convocation, de la fiche descriptive de l’action de formation (Programme de formation), complète le devis détaillé et complet.
COUT PEDAGOGIQUE DE L’ACTION DE FORMATION
- 950 €* HT par stagiaire pour 2 jours (déjeuner inclus) (4 stagiaires minmum)
- MONTANT HT POUR 2 JOURS DE FORMATION SUR SITE (14 heures) x Nbr de PERS.
- TVA 20% / TTC
*Coût pour une personne : nous consulter.
ENGAGEMENT QUALITE
- Engagement qualité de l’organisme prestataire d’actions de développement des compétences ACCRH.
- L’organisme de formation ACCRH est Datadocké et certifié Qualiopi. L’intervenante Magali GRALL, formatrice référente est titulaire d’un Master Sciences de l’éducation parcours Formatrice pour adultes à l’UBO et formatrice spécialisée Tertiaire depuis 20 ans.
DEFICIT SENSORIEL OU MOTEUR, ACCESSIBILITE
- L’organisme de formation ACCRH est particulièrement attentif à la prise en compte d’un éventuel déficit sensoriel ou moteur. Cette éventualité est abordée dès le premier test de positionnement avant inscription. Une approche adaptée et personnalisée, en fonction des situations individuelles, a été prévue en collaboration avec des acteurs pertinents et experts. Dans le cas de formation en présentiel, l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite est systématiquement prévue et réalisée.
PROGRAMME DE LA FORMATION
- SEQUENCE 1 – jour 1
Evaluations, échanges, mises en situation, exercices pratiques, boîte à outils.1) Etat des lieux- Recueil et validation des attentes et échanges interactifs
2) Identifier sa relation au temps
• Dimension culturelle et caractéristiques du métier
• Caractéristiques bureau individuel et open space (10 règles d’efficacité)
• Les « réunionites » – la négociation de présence – techniques d’animation productives – la gestion des « bavards ou hors sujet » – les rôles accélérateurs – le CR actif – la réunion flash de 10 minutes3) Améliorer son organisation au quotidien
• Définir ses objectifs avec la révision des priorités
• Clarifier l’important et l’urgent (la méthode 2-20-2-2)
• Appliquer la méthode LIMITER en cas de surcharge de travail
• Utiliser les outils traditionnels d’organisation : Outils de planification/gestionnaire de tâches ,agenda électronique, smartphone, tablette, courrier, téléphone, outils de notes et stockage – Méthode LEAN
• Faire des outils digitaux des alliés de son organisation (méthode CAP pour gérer les mails)+ les listes spécifiques – 5 astuces gain de temps en bureautique – Google
• Utiliser les remèdes contre le chrono-stress et le lâcher –prise
• Apprendre à déléguer « la délégation confiée » Proposer un nouveau fonctionnementPartage de pratiques outils traditionnels d’organisation
Exercice d’application tableau comparatif avec points forts et points de vigilance.SEQUENCE 2 – jour 2
Evaluations, échanges, mises en situation, exercices pratiques, boîte à outils.
4) Maitriser le temps et gérer les priorités
4.1) Maîtriser les règles de la gestion du temps
• Evaluer, hiérarchiser, organiser et décider en utilisant les sphères de vie et la chronobiologie
• Déterminer les urgences, impératifs et faire face aux imprévus (Objectif Personnel Puissant)
• Prioriser les tâches et activités essentielles (carte des missions essentielles et activités Jackpot)
• Tracer mentalement le chemin pour réaliser son projet (avec une matrice des priorités /d’Eisenhower)
• Identifier les facteurs de perte de temps (escalier mécanique de Pareto)+ (méthode d’auto-pointage) (paradigme du temps perdu)4.2) Définir la notion d’efficacité organisationnelle : décider, s’adapter, négocier, coordonner
• Décider : prendre les bonnes décisions au bon moment
• S’adapter : Respecter le temps des autres et délimiter le sien (le retroplanning et le leviers d’efficacité collective avec la mise en place d’objectifs partiels)
• Négocier : savoir dire non, gérer les interruption – les 6 temps /6 types de personnalité
• Coordonner : établir des règles pour communiquer et s’organiser rapidement avec « la clôture d’un dossier »4.3) Déterminer et mettre en place une organisation efficace et optimale
• Clarifier les priorités de sa fonction (le levier des priorités)
• Identifier ses activités à haute valeur ajoutée (la carte mentale)
• Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée (levier de la planification et les 3 »O »)
• Exploiter le potentiel de ses outils (messagerie, agenda, smartphone)
• Passer du temps subi au temps choisi (le levier de l’énergie et ‘acceptation de la donnée d’entrée)Partage de pratiques sur les outils traditionnels de gestion des priorités et exercice mise en situation gestion des priorité à partir d’un cas concret . Elaboration d’un nuage de mots rappelant les mots clés à retenir pour mieux s’organiser au quotidien.